Privacyverklaring BIT-Support

Datum laatste wijziging: 24 mei 2018

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Deze verklaring is van toepassing op het verzamelen en meer in het algemeen het verwerken van persoonsgegevens voor de voornaamste doeleinde; het uitvoeren van onze dienstverlening.

Deze privacyverklaring heeft maar één doel en dat is informeren. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken en met welk doel, hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen. De basis van de AVG is dat we niet méér gegevens verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens verzamelen. BIT-Support is verantwoordelijk voor een correcte verwerking van uw persoonsgegevens, neemt uw privacy serieus en behandelt uw gegevens zorgvuldig. Voorop staat dat BIT-Support zich houdt aan de AVG.

BIT-Support staat in voor de privacy van vertrouwelijke en persoonlijke gegevens. Alle gegevens die medewerkers bij dienstverlening aan de klant noodzakelijkerwijze onder ogen komen vallen onder de geheimhoudingsplicht, behalve in die gevallen dat dit in strijd is met de wet. Gegevens worden niet langer bewaard ‘dan nodig’.

1.1 Soort persoonsgegevens

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens die worden verzameld, worden door ons verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Het betreft de volgende gegevens die wij van u kunnen verwerken:

  • Werknemers: NAW-gegevens, telefoonnummers, geboortedatum, email-adressen, bankrekeningnummers en BSN-nummer, CV en motivatiebrief, Verzuim- en re-integratierapporten
  • Relaties: NAW-gegevens, telefoonnummers, email-adressen
  • IP-adres (om problemen met onze server te diagnosticeren, om onze website te beheren en om systeembeheer te kunnen uitvoeren)

Om uw betaling te verwerken, zullen wij de volgende informatie verzamelen:

  • IBAN-rekening en tenaamstelling

1.1.1 Identiteitsbewijs en BSN

BIT-Support is als werkgever wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs inclusief burgerservicenummer (BSN) van het personeel op te nemen in de loonadministratie (artikel 28 van de Wet op de loonbelasting). BIT-Support maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer in dienst komt. Zo kan BIT-Support later aantonen dat werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren. Ook is BIT-Support verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. De kopie moet BIT-Support ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

1.2 Doel verwerking persoonsgegevens

BIT-Support gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Voor het uitvoeren van de dienstverlening (gerechtvaardigd belang):

  • ICT Diensten
  • Online Diensten
  • Systeembeheer

Voor aanvullende communicatie (expliciete toestemming):

  • het behouden van een CV voor sollicitaties

1.3 Cookies

BIT-Support maakt geen gebruik van cookies.

1.4 Gebruikte software

BIT-Support gebruikt de software voor haar dienstverlening. Deze softwareleveranciers voldoen aan de AVG. Met onze klanten en leveranciers hebben we indien van toepassing een verwerkingsovereenkomst.

1.4.1 Autotask Professional Services Automation (PSA)

In Autotask worden alle bedrijven en relaties opgenomen met een adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden bijgehouden en bewaard gedurende de overeenkomst.

1.4.2 Autotask Endpoint Management (AEM): ticketting en monitoren

Met Autotask-eindpuntbeheer (AEM) volgen we de netwerken en computers van onze klanten op afstand en proactief via twee afzonderlijke applicaties:

  • De AEM-webportal is een cloudgebaseerde browsertoepassing waarmee we apparaten beheren.
  • De AEM Agent is een lichtgewicht softwareprogramma dat is geïnstalleerd op alle beheerde apparaten die de installatie van agents ondersteunen. Het fungeert ook als een tussenstation voor netwerkapparaten.
  • Gegevens blijven binnen de EU
  • Medewerkers hebben toegang via two-factor authentication

1.4.3 Online Backup

Met online backup worden van alle data periodiek een back-up gemaakt. Dit gaat via ene beveiligde verbinding en data is AES256 encrypted.

1.4.4 KeePass

Wachtwoorden worden opgeslagen in een beveiligde omgeving waar alleen medewerkers toegang toe hebben.

1.5 Gebruik hardware, e-mail en netwerk door medewerkers

Netwerkverkeer wordt niet gelogd, e-mail wordt alleen gescand door SPAM-Filter (Solarwinds - MailAssure) en bezoeken aan websites worden niet geanalyseerd. Er is geen cameratoezicht om ander gedrag na te gaan.

BIT-Support registreert niet wat medewerkers, bezoekers of klanten op hardware doen, ook niet bij privégebruik van internet, e-mail of telefoon. Het bijhouden van wat werknemers doen op hun pc of via de bedrijfsinternetverbinding is een verwerking van persoonsgegevens en mag alleen met een legitiem doel.

Misbruik van faciliteiten is verboden evenals activiteiten die disproportioneel veel verkeer vergen of schade aan de bedrijfsvoering toebrengen. Uitgangspunt is een Acceptable Use Policy’ of ‘Fair Use Policy’.

Mogelijke legitieme doelen, in geval van gerichte registratie:

  • Kosten van internetverkeer en instabiliteit door zelf geïnstalleerde software
  • Beveiligingsrisico’s van virussen of spyware die gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar kunnen brengen
  • Public relations: uitingen vanuit zakelijk e-mailadres, publiceren, downloaden en bekijken van teksten die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend zijn
  • Juridische risico’s: het illegaal verspreiden van muziek of films, het downloaden en installeren van software die niet bedrijfsmatig gebruikt mag worden of waarvoor geen licentie is.
  • Arbeidsconflicten: pornografie, racistische teksten of beeldmateriaal of overmatig surfen dat storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. Wanneer uit het maandelijks dataverkeer-rapport blijkt dat er zeer overmatig wordt gedownload, mag BIT-Support persoonsgericht kijken wie daarvoor verantwoordelijk is en die persoon daarop aanspreken

1.6 Bewaren gegevens

BIT-Support bewaart persoonsgegevens niet langer dan voor de verwerkingsdoeleinden noodzakelijk is.

  • Contactgegevens worden maximaal 2 jaar na het ontbinden van de overeenkomst verwijderd.
  • Financiële gegevens worden opgeslagen volgens de fiscale termijn van zeven (7) jaar en vervolgens vernietigd.
  • Kopie of scan van het identiteitsbewijs, inclusief Burgerservicenummer (BSN) maximaal 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

Uw gegevens worden alleen binnen de EU verwerkt.

1.7 Veiligheid van gegevens

Omdat BIT-Support (en haar leveranciers) de veiligheid van uw gegevens belangrijk vinden, worden uw persoonlijke gegevens alleen met een veilige SSL-verbinding doorgegeven. Als persoonlijke gegevens worden opgevraagd, worden de gegevens met de SSL-procedure gecodeerd getransfereerd. Uw persoonsgebonden gegevens worden dan gecodeerd met behulp van de 256-bit-SSL via internet overgedragen. Met de SSL-codering beschermen wij uw persoonlijke gegevens tegen toegang door vreemden. SSL (Secure Socket Layer) is een protocol voor het coderen van berichten in het internet, dat een heel hoge veiligheid biedt bij de gegevensoverdracht.

Bovendien beveiligen wij onze website en andere systemen met behulp van technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, vernieling, toegang, wijziging of verbreiding van uw gegevens door onbevoegde personen. Een volledige beveiliging tegen alle gevaren is ondanks regelmatige controles niet mogelijk.

Ontvangen persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers.

Met subverwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst, zodat persoonsgegevens beveiligd zijn opgeslagen en er een geheimhoudingsplicht geldt.

1.8 Inzage en wijzigen van uw gegevens

Wanneer u vragen hebt of u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. U heeft de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in en het kunnen opvragen van de precieze persoonsgegevens die we van u hebben
  • het laten corrigeren van uw persoonsgegevens
  • het laten verwijderen van persoonsgegevens
  • het intrekken van toestemming voor het gebruiken en bewerken van uw persoonsgegevens

1.9 Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen en zullen op onze website dan een update plaatsen.

Het contactpersoon voor persoonsgegevens bij BIT-Support is Ronald Oud. Hij is verantwoordelijk voor de privacy en gegevensbescherming binnen onze organisatie en bereikbaar per e-mail via ronald@bit-support.nl en per telefoon 024-7850420 voor al uw vragen en verzoeken.

1.10 Klacht indienen

Voor eventuele klachten over de verwerking van persoonsgegevens door BIT-Support kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens, via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. Uiteraard willen we er graag eerst samen uitkomen.

1.11 Contactgegevens

BIT-Support staat bij de Kamer van Koophandel geregistreerd met het KVK nummer 09158993 | http://www.bit-support.nl/
BTW-nummer: NL188083066B01

BIT-Support
Bijsterhuizen 1108
6546 AS  Nijmegen
ronald@bit-support.nl
024-7850420

Downloads